MANAJEMEN PERPUSTAKAAN

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar belakang

Perpustakaan sebagai lembaga pendidikan dan lembaga penyedia infromasi akan memiliki kinerja yang baik apabila ditunjang dengan manajemen yang memadai sehingga seluruh aktivitas lembaga akan mengarah pada upaya pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan tersebut, seluruh elemen dalam lembaga akan dimanfaatkan semaksimal mungkin sehingga apa yang dicita-citakan tercapai.

Untuk mengelola sebuah perpustakaan diperlukan kemampuan manajemen yang baik agar arah kegiatan sesuai dengan yang diinginkan. Kemampuan manajemen itu juga diperlukan untuk menjaga keseimbangan tujuan-tujuan yang berbeda dan mampu dilaksanakan seefisien dan se-efektif mungkin. Kemampuan menjalankan manajemen yang baik harus didasari dengan ilmu manajamen, karena manajemen sagat diperlukan dalam berbagai kehidupan untuk mengatr langkah –langkah yang harus dilaksanakan oleh semua elemen dalam suatu perpustakaan. Pengertian manajamen menurut ahli memiliki unsur yang berda - beda namun meiliki dasar yang sama, Manajemen menurut stoner adalah manajemen merupakan proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan, stoner menekankan bahwa manajemen dititik beratkan pada hal tersebut sedangkan pengertian manajemen menurut Luther Gulick yaitu lebih dikenal dengan POSDCORB singkatan dari Planning, Organizing, Staffing, Directing, Coordinating, Reporting, dan Budgeting. Proses manajemen tidak harus selalu  mengikuti teori POSDCORB karena dalam berbagai situasi urutan proses akan bergantung pada waktu dan kondisi. Pada intinya semua teori manajamen benar namun, manajemen yang baik adalah manajemen yang paling cocok diterpkan adalah manajemen yang sesuai dengan keadaan atau kondisi perpustakaan itu sendiri. Karena pada kenyataanya banyak lembaga yang mnyesuaikan teori tapi tidak sesuai dengan kondisi lembaga yang dipimpin, justru hal seperti membuat fungsi manajmen perpustkaan kurang berjalan baik sehingga tidak dapat mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

B.     Rumusan Masalah

Dari latar belakang yang telah dipaparkan maka penulis dapat merumuskan masalah yaitu mengenai fungsi manajemen perpustakaan ?

C.  Tujuan

Dari rumusan masalah yang telah dirumuskan maka tujuan di tulisnya makalah ini adalah untuk menjawab rumusan masalah mengenai Fungsi Manajemen Perpustakaan.

D.    Manfaat

1.      Bagi Pembaca untuk menambah pengetauan tentang ilmu perpustakaan dan manajemen khususnya manajemen perpustakaan.

2.      Bagi Penulis untuk memenuhi pemenuhan tugas mata kuliah Manajamen Organisasi dan Lembaga Informasi, serta menambah ilmu pengetahuan khususnya Manajemen Perpustakaan.

BAB II

PEMBAHASAN

1.    Pengertian Manajamen

Menurut Wodrow Willson manajemen adalah sebuah rangkaian tindakan yang dilakukan oleh para anggota organisasi dalam upaya mencapai sasaran organisasi. Sedangkan menurut George R. Terry mengatakan bahwa manajemen merupakan proses yang khas yang terdiri dari tindakan-tindakan : perencanaa, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan sumber daya manusia serta sumber-sumber lain. Teori manajemen menurut Luther Gulick adalah dengan POSDCORB (Planning, Organising, Staffing, Directing, Coordinating, Reporting, Budgeting).

2.    Pengertian Perpustakaan

Perpustakaan Menurut Sulistyo Basuki (1991:3) perpustakaan ialah sebuah ruangan, bagian sebuah gedung, ataupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainya yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca, bukan untuk dijual. Dalam pengertian buku dan terbitan lainya termasuk didalamnya semua bahan cetak, (buku, majalah, laporan, pamflet, prosiding, manuskrip(naskah), lembaran music, berbagai karya media audio-visual seperti film, slide, kaset, piringan hitam, bentuk mikro seperti microfilm, mikrofis, dan mikroburam (micropague).

3.      Fungsi Manajemen Perpustakaan

Dalam penerapan fungsi manajemen perpustakaan teori manajemen yang paling sering diterapkan adalah teori manajemen menurut Luther Gulick POSDCORB yang meliputi :

1.      Planning (Perencanaan)

Perencanaan merupakan titik awal berbagai aktivitas organisasi yang sangat menentukan keberhasilan suatu organisasi. Perencanaan harus dilakukan oleh perpustakaan untuk memberikan arah, menjadi standar kerja, memberikan kerangka yang dapat mempersatukan dan membantu untuk memperkirakan peluang-peluang (Swastha, 1990:34). Melalui perencanaan yang baik maka aktivitas organisasi akan dapat diarahkan untuk menuju suatu titik tujuan yang jelas, degan adanya perencanaan yang matang maka akan dapat dijadikan sebagai sutu petunjuk atau pedoman kerja bagi seluruh elemen lembaga perpustakaan, sebagai langkah awal dalam proses perencanaan perpustakaan antara lain adalah penetapan Visi dan Misi Perpustakaan disamping itu juga perlu memperhatikan faktor eksternal dan internal. Keberadaan visi dalam suatu perpustakaan akan semakin memperjelas arah perpustakaan dan memotivasi seluruh komponen untuk mengambil tindakan kearah yang benar, menurut Sulistyo-Basuki perencanaan adalah tindakan yang direncanakan atau diproyeksikan pada masa mendatang, perencanaan memerlukan pengetahuan yang luas serta pengalaman, yang hasilnya akan Nampak pada keputusan apa yang dilakukan serta metode pelaksanakan untuk mencapai sasaran. Secara sistematis perencanaan mencakup langkah :

a.       Pengenalan masalah serta langkah yang diperlukan untuk mengatasinya.

b.      Mengumpulkan informasi mengenai masalah yang dihadapi.

c.       Menilai berbagai pemecahan alternatif serta metode untuk memecahkan masalah

d.      Pengambilan keputusan untuk bertindak

e.       Evaluasi pemecahan masalah berdasarkan pengalaman.

2.      Organising (Pengorganisasian)

Kata organisasi berasal dari bahasa Yunani organon atau bahasa latin organum yang berarti alat, bagian, anggota atau badan. Pengertian organisasi telah banyak didefinisikan oleh berbagai ahli antara lain oleh Wahyono dalam Esiklopedi Nasional Indonesia vol. 11 (1990:303) yang menyatakan bahwa organisasi merupakan suatu kerja sama berdasarkan suatu pembagian kerja yang tetap. Pengorganisasian merupakan penyatuan langkah dari seluruh kegiatan yang akan dilaksanakan oleh elemen-elemen dalam suatu lembaga. Penyatuan langkah ini penting agar tidak terjadi tumpang tindih dalam pelaksanakan tugas. Proses pengorganisasian suatu perpustakaan akan berjalan dengan baik apabila memiliki Sumber Daya Manusia, sumber dana, prosedur, dan adanya koordinasi serta pengarahan pada langkah-langkah tertentu. Sedangkan menurut Sulistyo-Basuki organisasi berarti menyusun struktur kekuasan formal, dengan batasan jelas dan koordinasi untuk mencapai objek tertentu, menyangkut perpustakaan pola organisasi perpustakaan tergantung pada tujuan perpustakaan, sifat pemakai, jenis staf perpustakaan jenis dokumen yang ditangani misalnya buku berbeda dengan peta, keuangan gedung perpustakaan, sikap pimpinan terhadap perpustakaan, pandangan hidup kepala perpustakaan dan masih banyak faktor yang dapat mempengaruhinya.

3.      Staffing

     Staffing merupakan keseluruhan fungsi personil yang mencakup kesempatan kerja dan pelatihan, pemantapan lingkungan kerja yang menyenangkan untuk melaksanakan tugas. Tujuan program staffing adalah menempatkan karyawan yang efisien dalam jumlah cukup, yang masing-masing mampu melaksanakan tujuan perpustakaan. Perlu dikembangkan lingkungan yang memadai sehingga karyawan merasa mampu mengembangkan kemampuan mereka sebaik mungkin. Filosofi perpustakaan, kebijakan, dan prosedur menyangkut program staffing perlu dipahami dan dilaksanakan sebaik mungkin pada semua tingkat manajemen.

4.      Directing

      Bila perencanaan, organisasi, dan staffing telah ditentukan maka langkah selanjutnya ialah pelaksanaan. Namun pelaksanaan tidak akan berlangsung terkecuali telah diambil keputusan memulai pelaksanakan serta melanjutkanya. Pelaksanaan ini memerlukan pengarahan. Pengarahan merupakan tugas berkesinambungan dari pengambilan keputusan dan menyatukanya dalam perintah umum, dan khusus serta melaksanakan perintah ini. Pengarahan merupakan salah satu tantangan bagi para kepala lembaga baik perpustakaan atau lembaga lainya karena menjadi sesuatu yang aneh apabila pimpinan tidak mengetahui arah perjalanan lembaga yang dipimpinya oleh karena itu pimpinan harus mampu memberikan pengarahan dalam rangka pencapaian tujuan lembaga. Hal itu disebabkan oleh kepemimpinan yang efektif dan efisien,  Pengambilan keputusan merupakan bagian penting dari pengarahan. Pengambilan keputusan mencakup langkah seperti berikut :

a.       Mencari kesempatan yang tepat untuk mengambil keputusan (kegiatan intelegensi)

b.      Mencari berbagai kemungkinan tindakan (kegiatan desain)

c.       Memilih berbagai tindakan (kegiatan pilihan)

5.      Coordinating (Pengkoordinasian)

Pengkoordinasian menyangkut pengaitan berbagai bagian organisasi untuk mencapai (operation) yang harmonis. Ini memerlukan penyesuaian terus menerus akan berbagai bagian organisasi satu dengan yang lainya. Koordinasi sebenarnya merupakan proses pengintegrasian tujuan-tujuan pada satuan-satuan yang terpisah dalam suatu lembaga untuk menacapai tujuan lembaga. Pada sistem perpustakaan, pengkoordinasian mungkin mengacu pada organisasi sebagai keseluruhan atau terhadap setiap unit. Contohnya kegiatan pengkatalogan dengan referns tidak terkoordinasi dengan baik, maka akan terdapat kegiatan yang tidak saling mengisi sehingga tidak sesuai dengan tujuan perpustakaan. Misalnya bagian pengkatalogan perlu menjelaskan akses pada katalog melalui judul, pengarang, dan subjek, berdasarkan informasi ini maka bagian referens akan membantu pemakai serta pihak referens sendiri bagaimana menemukan informasi secara cepat, tepat, dan murah pada katalog perpustakaan. Makin besar suatu organisasi perpustakaan semakin besar keperluan koordinasi. Koordinasi hendaknya tumbuh dari kesadaran staf perpustakaan dan bersifat sukarela.

6.      Reporting (Pelaporan)

Gulick menyatakan bahwa reporting adalah … keeping those to whom executive is responsible informed as to what is going on, which thus includes keeping himself and his subordinates informed through records, research and inspection. Dalam lembaga perpustakaan melalui pelaporan maka kepala perpustakaan melaporkan hasil atau unjuk kerja dan kebutuhan yang diperlukan perpustakaan kepada pimpinan yang lebih tinggi. Dengan menggunakan dokumen dan hasil penelitian maka kepala perpustakaan mengumpulkan data. Berdasarkan data ini kepala perpustakaan mampu menunjukan kepada pimpinan seberapa jauh kinerja perpustakaan sekaligus membuktikan efisiensi keseluruhan perpustakaan. Pustakawan menggunakan pelaporan sebagai media pelaporan merupakan proses terus-menerus. Biaya pelaporan lazimnya diambilkan dari biaya perpustakaan sehingga tidak memberatkan beban pustakawan.

7.      Budgeting (Penganggaran)

Penganggaran merupakan alat manajemen yang paling efektif, selama penentuan dan pembuatan anggaran, berbagai kebutuhan dan sumber perpustakaan dapat ditinjau dan dinilai, perencanaan yang cermat, akuntansi dan kontrol amat diperlukan dalam penganggaran. Kepala perpustakaan harus dapat meguji kebutuhan perpustakaan atas dasar kontinuitas yang artinya tidak terpaku pada kegiatan tahun pertahun. Dengan demikian maka kepala perpustakaan dapat berusaha mencari sumber dana untuk membiayai kebutuhan pemakai perpustakaan yang meningkat. Karena itu kepala perpustakaan harus mampu membimbing, mengarahkan, dan ikut serta dalam menentukan anggaran. Unsur proses manajemen merupakan hal penting karena memberi kegiatan yang dilakukan pihak manajemen dalam situasi kerja. Topic yan dihadapi manajemen mungkin berbeda namun prosenya memiliki kesamaan.

BAB III

PENUTUP

1.    Kesimpulan

Konsep Manajemen pada dasarnya memiliki kesamaan, Manajemen perpustakaan diperlukan guna kemajuan perpustakaan, karena perpustakaan termasuk kedalam organisasi yang bergerak dalam bidang informasi, suatu perpustakaan akan dapat berjalan sesuai dengan Visi dan Misi yang ditetapkan jika memiliki manajemen yang baik dalam pengelolaanya. Manajemen yang terbaik untuk perpustakaan adalah manajemen yang dinilai paling cocok dengan kondisi perpustakaan yang dipimpin.

2.      Saran

Setelah mengetahui pengertian manajemen dan perpustakaan secara lebih merinci, begitu pula fungsi manajemen dalam perpustakaan, diharapkan pembaca dan penulis dapat mengimplementasikan, karena sebagai seorang pustakawan yang baik harus mampu menjalankan manajemen yang baik pula bagi lembaga yang dipimpinya (perpustakaan).

 TERIMAKASIH, SEMOGA BERMANFAAT